Zijn jouw bestanden breder gedeeld dan je denkt?
Een veelvoorkomend aandachtspunt in Google Workspace en hoe je het oplost
In Google Workspace bestaat al langere tijd de mogelijkheid om mappen en bestanden te delen met iedereen binnen de organisatie. Deze optie is laagdrempelig en wordt in de praktijk vaak onbewust gebruikt. Het belangrijkste aandachtspunt: zodra een map met de hele organisatie is gedeeld, worden alle nieuwe bestanden en submappen die daarin worden geplaatst automatisch ook met iedereen gedeeld.
Bij dit onderwerp lopen verschillende vragen door elkaar die we bewust uit elkaar trekken:
Wat kan ik doen om het probleem op te lossen?
Om je op weg te helpen hebben we vanuit Cloudwise een aantal dingen op een rij gezet.
Onze Google specialist Frank heeft de situatie beknopt voor je uitgelegd en wat je op dit moment kunt doen.
We hebben een instructie voor de ICT'er opgesteld om, wanneer gewenst, het zelf uit te voeren.
Specifiek voor deze situatie hebben we de meest gestelde vragen op een rij gezet.
Lees hier wat Cloudwise mogelijk voor jouw schoolorganisatie kan betekenen.
Wat kan Cloudwise voor je betekenen?
Onze IT-specialisten hebben een script geschreven wat ons in staat stelt om de breed gedeelde bestanden in kaart te brengen en direct op te schonen. Hiermee los je direct het probleem op en worden bestanden die niet gedeeld hadden mogen worden met de organisatie direct teruggedraaid.
Breng in kaart hoe de situatie op jouw school ervoor staat ➔
Hoe voorkom ik dit in de toekomst?
Ons advies is om met Google Plus te werken en niet met Google Fundamentals. Hieronder zetten we de belangrijkste verschillen op een rij.
- Na de opschoning kan je wanneer je een Plus-licentie hebt een instelling aanzetten die het (makkelijk) delen met de hele organisatie blokkeert. Daarmee is het probleem niet alleen opgelost, maar ook structureel voorkomen: gebruikers kunnen niet opnieuw per ongeluk met de hele organisatie delen.
- Op het moment dat je niet met de Plus-licentie werkt dan is het van belang om gebruikers goed te instrueren. Met Plus kun je organisatiebreed delen bovendien helemaal uitschakelen, zodat het probleem niet terugkeert. Zonder Plus blijft dat risico bestaan.
Verder zijn de volgende verschillen van toepassing:
Plus
Fundamentals
De meest gestelde vragen
Is dit een datalek?
Niet per definitie. Of er sprake is van een datalek hangt af van de vraag of persoonsgegevens onbedoeld toegankelijk zijn geweest voor mensen die daar geen toegang toe hadden mogen hebben. Vaak gaat het om interne toegang binnen dezelfde organisatie, wat de beoordeling beïnvloedt. Leg de concrete bevindingen uit de inventarisatie voor aan je Functionaris Gegevensbescherming (FG) of privacyverantwoordelijke.
Moet ik hier melding van maken?
Dat hangt af van de beoordeling door de FG of privacyverantwoordelijke. Blijkt dat persoonsgegevens onbedoeld toegankelijk zijn geweest, dan kan een meldplicht aan de orde zijn. De afweging en eventuele melding liggen bij je organisatie, in overleg met de FG.
Raak ik bestanden kwijt?
Nee. Bestanden blijven bestaan; alleen de deling met de hele organisatie wordt verwijderd. Wel zijn ze naar alle waarschijnlijkheid minder goed vindbaar.
Wat als wij geen Plus-licentie hebben?
We kunnen de bestaande deling alsnog opschonen. Zonder de Plus-licentie kan het organisatiebreed delen niet worden uitgeschakeld, waardoor het probleem kan terugkeren.
Hoe lang duurt het?
De voorbereiding kost vast 4 uur. Het herstel hangt af van de hoeveelheid data; als indicatie 4 tot 16 uur voor een middelgrote stichting.
Moeten gebruikers iets doen tijdens de actie?
Nee, de actie voeren wij uit. Vanuit de nieuwe situatie dien je vervolgens wel bewust gedeelde bestanden opnieuw te delen met de juiste personen.
Wat kost het om de opschoning uit te voeren?
De voorbereiding is een vast bedrag (4 uur). Het herstel gaat op nacalculatie; je krijgt na de inventarisatie een onderbouwde urenindicatie.
Hoe voorkom ik dat dit terugkeert?
Instrueer gebruikers over bewust delen en werk met groepen. Met een Plus-licentie kun je organisatiebreed delen helemaal uitschakelen
Ja ik wil een scan en opschoning aanvragen
Wil je de voorbereiding, inventarisatie en opschoning door Cloudwise laten oppakken? Vul onderstaand formulier in. We gaan graag met je in gesprek.
