Hoe staat het met de migratie naar het nieuwe COOL?
De migratie naar het nieuwe COOL-platform vordert gestaag. Alle vroegere MOO-scholen zijn alweer een halfjaartje over. De scholen die werkten met het ‘oude’ COOL worden in groepen (we noemen die clusters) overgezet. De eerste clusters zijn succesvol afgerond maar door de technisch complexiteit zal het nog tot het najaar duren voor iedereen over is. Het einde is dus in zicht, maar het moet wel in één keer goed. We maken de tussentijdse balans op met Frits Wiersma, die als Productmanager mede verantwoordelijk is voor deze omvangrijke operatie.
Bouwen aan een nieuw platform
Eerst even het geheugen opfrissen. Voordat Heutink ICT en Cloudwise in 2024 samen verder gingen als Cloudwise, hadden ze elk een eigen digitale leer- en werkomgeving. Heutink ICT werkte met MOO, Cloudwise met COOL. Na de samenvoeging van beide bedrijven werd besloten de beste features van beide platformen te combineren in een gloednieuwe oplossing. Zo werd het nieuwe COOL geboren. En startte een mega project om enerzijds het nieuwe platform te bouwen en anderzijds de meer dan 1.2 miljoen gebruikers over te zetten.
Hoe hebben jullie deze migratie aangevlogen?
“We hebben een zorgvuldig voortraject gehad, waarin we ons voordeel hebben kunnen doen met de input van mensen die de vroegere platforms dagelijks gebruikten. Dankzij deze zogeheten Cloudwise Insiders hebben we het proces optimaal richting kunnen geven. Zo zijn we tot een logische samenvoeging van features gekomen en hebben we een solide migratieplan gesmeed. Vervolgens is de afdeling Research & Development met 40 man sterk in de zomer van 2025 aan de slag gegaan.”
Cloudwise dacht in één schooljaar klaar te zijn. Is dat gelukt?
“Bijna. Alle MOO-gebruikers zijn over. COOL-gebruikers zijn deels over. Dat loopt nu goed maar zal niet voor de zomer voltooid zijn. Als je puur kijkt naar de onderliggende techniek, heeft MOO de basis gevormd voor het nieuwe COOL. Dat verklaart dat we de migratie van de voormalige MOO-gebruikers al eind vorig jaar hebben kunnen doen, allemaal in één keer. Voor de scholen die voorheen het oude COOL gebruikten werkt het anders. Zij gaan technisch gezien echt over naar een nieuw platform waardoor we daar veel dieper in de techniek moesten duiken, met alle verschillen, specifieke configuraties, rechtenstructuren en complexe koppelingen van dien. Technisch complexe vraagstukken waarvoor we soms ook in overleg moesten met scholen om samen te bepalen hoe de inrichting van de nieuwe omgeving eruit moet zien. Voor onze technische specialisten een feest om de tanden in te zetten, maar soms ook tijdrovend om uit te zoeken.. Maar wij vinden dat kwaliteit, veiligheid en toekomstgerichtheid voorop moeten staan. En hebben gemerkt dat scholen dat ook vinden.”
Hoe zijn jullie in de praktijk omgegaan met het managen van zo’n grote migratie?
“We wilden de zaken niet gaan overhaasten. Een school heeft uiteindelijk meer aan een geruisloze overgang dan aan een snelle overgang waar nog allemaal haken en ogen aan zitten. Omdat we niet alle functionaliteiten tegelijk konden aanpakken, hebben we gekozen voor een gefaseerde aanpak. Daarbij bundelen we scholen in clusters op basis van de functionaliteiten die ze willen gebruiken. Dat geeft ons de regie om scholen op geplande momenten over te zetten en hen daarbij goed te kunnen begeleiden. Intussen hebben we drie clusters met succes gemigreerd. Dat ging eigenlijk vlekkeloos, mede dankzij een geautomatiseerd proces dat we hebben ontwikkeld om veel scholen tegelijk te kunnen migreren. Het ziet ernaar uit dat we voor de zomer ook de clusters vier en vijf kunnen overzetten. Na de zomer volgen dan nog 4 clusters”
Wat doen jullie om ervoor te zorgen dat het nieuwe COOL goed ‘landt’ bij de scholen?
“We hebben veel aandacht voor adoptie; het leren werken met het nieuwe platform. We nemen de scholen van A tot Z mee in wat er gebeurt. Ze ontvangen informatie via diverse kanalen, met onder andere filmpjes, checklists, een handleiding, een poster en templates voor de communicatie met leraren en ouders. Drie weken voor de livegang stellen we dan ook nog een schaduwomgeving beschikbaar waarin gebruikers alvast een beetje kunnen wennen aan het nieuwe COOL. Na de livegang volgt nog een fase van nazorg. Al met al neemt dit uitgebreide adoptietraject tien weken in beslag.”
Hoe zijn de reacties vanuit de scholen die inmiddels zijn overgegaan?
“Na de migratie van de eerste clusters horen we eigenlijk alleen maar positieve geluiden. Het nieuwe platform wordt goed geadopteerd, door zowel leraren als leerlingen. Dat komt ook doordat scholen over het algemeen goed gebruik maken van het adoptietraject en de middelen die we daarin aanbieden. We zien in de praktijk dat dat echt een verschil maakt, dus we raden scholen ook aan om daar de tijd voor te nemen.”
Wat zijn de verwachtingen voor het vervolg?
“Zoals het er nu uitziet, gaat het ons lukken om de nu nog ontbrekende functionaliteiten voor de resterende clusters in de zomer te bouwen. Na de zomer kunnen we dan de laatste clusters migreren. We werken er met de hele organisatie keihard aan om het hele traject nog dit kalenderjaar succesvol af te ronden. En dan hebben we een megaproject met enorm veel technische complexiteit en uitdagingen afgerond en kunnen we ons focussen op de doorontwikkeling van het platform. Want door de migratie is de backlog met wensen voor nieuwe features er niet kleiner op geworden.”
Check hier de nieuwste features!
We blijven het platform continu verbeteren om jouw werkdag makkelijker te maken. Heb je deze nieuwe features al ontdekt?
